Penataan Arsip Inaktif Dinas Perdagangan Provinsi NTB 2021

Begitu juga dengan Dinas Perdagangan Provinsi NTB yang merupakan Organisasi Perangkat Daerah dalam Pemerintah Provinsi NTB, harus melaksanakan amanat Undang-Undang tersebut melalui pelaksanaan pengeloaan arsip.

Setiap tahunnya, Dinas Perdagangan Provinsi NTB melaksanakan Penataan arsip inaktif setelah ada penyerahan dari bidang-bidang teknis ke unit kearsipan, arsip aktif masih berada di unit kerja karena dikelola sendiri oleh bidang-bidang teknis. Arsiparis pada unit kearsipan (Sekretariat) diberi kewenangan untuk menata arsip inaktif.

Penataan Arsip Inaktif di lingkup Dinas Perdagangan Provinsi NTB berpedoman pada Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 16 tahun 2017 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.

Proses penataan arsip inaktif dimulai dari proses pemilahan antara arsip dan non arsip, kemudian dilakukan pengelompokan arsip berdasarkan kode masalah yang terkandung dalam informasi arsip, pengkodean mulai dari 000 sampai 900 (numerik). Karena arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (arsip inaktif) oleh unit pengolah  yang diserahkan ke unit kearsipan dalam bentuk gelondongan, maka Arsiparis Dinas Perdagngan Provinsi NTB menerapkan pengelompokan arsip secara series maupun kronologis. Dinas Perdagangan Provinsi NTB belum menerapkan pemberkasan arsip menggunakan folder, karena masih menggunakan ordner, sehingga pada saat menjadi inaktif pembungkusan arsip menggunakan kertas kising, dan diberi label berupa kertas ficies / Deskripsi, sampai dengan membuat daftar arsip inaktif.

Records Center Dinas Perdagangan Provinsi NTB berada pada satu komplek dengan gedung kantor Dinas Perdagangan Provinsi NTB, sudah didirikan sejak tahun 2008 berdasarkan Surat Sekretariat Daerah Provinsi NTB Nomor: 841/456/BAP/2008 tanggal 26 Mei 2008 tentang Tunjangan Kesehatan dan Sarana/Prasarana Kearsipan. Di dalamnya berisi instruksi Sekretaris Daerah atas nama Gubernur Provinsi NTB tentang penyiapan ruangan khusus penyimpanan arsip inaktif (Records Center) sesuai dengan standar pengelolaan kearsipan.

Sampai dengan bulan Juni tahun 2018 Kondisi ruang Records Center cukup memadai walaupun ada beberapa bagian atap yang masih mengalami kebocoran, namun setelah terjadi bencana gempa bumi pada bulan Juli dan Agustus 2018, Records Center Dinas Perdagangan Provinsi NTB mengalami kerusakan parah, namun arsip-arsip inaktif pada records center masih utuh, dan rencananya akan direnovasi pada tahun anggaran 2021.

Ruang Records Center Dinas Perdagangan Provinsi NTB sudah difasilitasi dengan adanya rak arsip, bok arsip, kertas kising, kartu fisis, personal komputer serta sarana pendukung lainnya. Terdapat 10 rak yang masing-masing dapat menampung 5 meterlinier arsip dan 8 rak yang masing-masing dapat menampung 8 meterlinier arsip, sehingga dapat diketahui bahwa jumlah arsip inaktif yang dapat ditampung di Records Center adalah sejumlah 114 meterlinier.

Sampai dengan akhir tahun 2020 jumlah arsip inaktif yang sudah ditata adalah sejumlah 4.452 berkas di dalam 443 bok arsip, dan akan bertambah di tahun 2021 seiring dengan masih banyak arsip inaktif Dinas Perdagangan Provinsi NTB yang belum ditata. Untuk dapat mengakses daftar Arsip Inaktif Dinas Perdagangan Provinsi NTB dapat diakses melalui website Dinas Perdagangan Provinsi NTB http://disdag.ntbprov.go.id/index.php/download/category/15-arsip